What to Prepare Before a First Consultation
La reunión inicial define el rumbo de todo el proyecto. Llegar con la información ordenada ahorra semanas de idas y vueltas, y evita que el presupuesto se arme sobre supuestos que después no se sostienen.
Cuando una empresa nos escribe por primera vez, casi siempre arranca con una frase parecida: "tenemos un evento en tal fecha y queremos ver qué se puede hacer". Es un buen punto de partida, pero todavía no alcanza para trabajar. En eventos corporativos, la diferencia entre una propuesta ajustada y una que queda grande o chica suele estar en los datos que se comparten en esa primera conversación.
Lo primero es fijar el objetivo real. No es lo mismo una convención de ventas donde hay que mostrar números y motivar al equipo, que una jornada de team building pensada para que la gente se conozca fuera de la oficina, o un lanzamiento de producto donde la puesta en escena tiene que sostener un mensaje de marca. Si el objetivo queda difuso, cualquier formato parece válido y después cuesta justificar decisiones de producción.
Después viene el número de asistentes y su perfil. Saber si son 60 personas de una misma área o 400 invitados con prensa y clientes externos cambia por completo la logística: cantidad de salas, refuerzo de audio para voz hablada, cantidad de micrófonos, personal de acreditación, tiempos de ingreso. También importa si hay autoridades o invitados que necesitan un tratamiento particular.
La sede o el espacio es otro punto que conviene tener resuelto, aunque sea a nivel de opciones. Si ya hay un salón reservado, necesitamos saber medidas, altura libre, accesos para carga, disponibilidad de energía y horarios de montaje. Si todavía no hay lugar, podemos acercar alternativas según el formato, pero saber la ciudad y la zona ayuda a filtrar proveedores y tiempos de traslado.
El presupuesto no se pide como número cerrado, pero sí como rango. Un evento con iluminación escénica profesional, pantallas LED y sonido distribuido tiene un piso distinto al de una jornada con equipo básico. Trabajar con un rango evita armar propuestas que el cliente no puede sostener y permite priorizar: qué es imprescindible y qué se puede resolver de otra manera.
Por último, la fecha y el margen de producción. No es lo mismo un evento a tres meses que a tres semanas. Cuanto más ajustado el plazo, más se restringe la disponibilidad de salas, equipos y proveedores de catering. Tener claro el cronograma interno de aprobaciones también ayuda: si la decisión pasa por varias áreas, conviene saberlo desde el inicio.
Con esos seis puntos sobre la mesa, la primera consulta deja de ser una charla exploratoria y se convierte en el arranque real del proyecto. Se puede hablar de formato, de guion, de momentos del evento y de responsables, sin volver atrás cada vez que aparece un dato nuevo.